เคล็ด(ไม่)ลับการเจรจาธุรกิจกับชาวญี่ปุ่น

ทุกประเทศนั้นมีความแตกต่างทางวัฒนธรรม ดังนั้น การเรียนรู้วัฒนธรรมในการติดต่อสื่อสารกับชาวต่างชาติ เพื่อสร้างความประทับใจและเพื่อให้การติดต่อธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยเฉพาะชาวญี่ปุ่น ผมขอแนะนำให้อ่านบทความนี้เลยครับ รับรองว่าคุณจะสร้างความประทับใจและประสบความสำเร็จในการติดต่อธุรกิจกับคนญี่ปุ่นได้อย่างแน่นอน

‘นามบัตรหรือเมชิ ‘ เป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อกับคนญี่ปุ่น โดยในนามบัตรควรมีข้อมูลทั้งภาษาอังกฤษและภาษาญี่ปุ่น มารยาทในการพบกันครั้งแรก จะเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวแล้วจึงแลกเปลี่ยนนามบัตร ทั้งนี้ เราสามารถรับ–ส่งนามบัตรด้วยมือข้างเดียวหรือทั้งสองข้างก็ได้โดยระดับและลำดับก็จะแตกต่างกันไปด้วย

ในกรณีที่รับ–ส่งนามบัตรด้วยมือข้างเดียว และทั้งสองฝ่ายหยิบนามบัตรเตรียมไว้พร้อมกัน ต้องดูว่าฝ่ายไหนมีความสำคัญมากกว่ากัน เช่น เมื่อเราต้องไปพบลูกค้า ขณะยื่นนามบัตรให้อีกฝ่าย จะต้องหันด้านนามบัตรให้ลูกค้าอ่านได้และยื่นในระดับที่ต่ำกว่า โดยที่มืออีกข้างหนึ่งก็รับนามบัตรจากลูกค้า ในขณะที่การแลกนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้าง เราต้องเป็นฝ่ายแนะนำตัวและยื่นนามบัตรให้ก่อน โดยหันด้านนามบัตรให้ลูกค้าอ่านได้นะครับ

หลังจากแลกเปลี่ยนนามบัตรไม่ว่าแบบใดกันเรียบร้อยแล้ว จะตามด้วยโค้งเล็กน้อย จากนั้นเราควรอ่านรายละเอียดในนามบัตรด้วยท่าทีตั้งใจ และอาจกล่าวคำชื่นชมเกี่ยวกับตำแหน่ง หรือ หน่วยงานที่ ลูกค้าของเราสังกัด และเก็บนามบัตรอย่างดีเพื่อแสดงถึงความเคารพต่อเจ้าของนามบัตร หรืออาจวางไว้บนโต้ะด้านหน้าอย่างบรรจง เพื่อเป็นข้อมูลระหว่างสนทนาก็ได้นะครับ

คนญี่ปุ่นถือว่าเวลาและการตรงต่อเวลาเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นเพื่อสร้างความประทับใจและความไว้วางใจให้กับบุคคลที่คุณติดต่อหรือเจรจาด้วย คุณควรจะตรงต่อเวลาหรือควรจะไปถึงก่อนที่นัดหมาย 5-10 นาที และควรจะแต่งกายด้วยชุดสุภาพ ดูเป็นทางการ เพื่อสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือมากขึ้น

การแลกของขวัญนั้นเป็นวัฒนธรรมการติดต่อกับชาวญี่ปุ่นครับ ดังนั้นคุณควรจะมีของขวัญเล็กๆน้อย ซึ่งมีการห่ออย่างดีติดไม้ติดมือไปทุกครั้งในการติดต่อ แต่ควรจะหลีกเลี่ยงการให้สิ่งของที่มีราคาแพงมากเกินไป เนื่องจากอาจถูกมองว่าเป็นการให้สินบนได้ โดยส่วนมากนั้นนิยมจะให้เป็นขนมหรือของขวัญเล็กๆน้อย รวมถึงควรหลีกเลี่ยงการมอบของที่มีจำนวน 4 และ 9 ชิ้น เนื่องจากสองเลขนี้ถือว่าเป็นเลขที่ไม่เป็นมงคลครับ โดยเมื่อคุณได้รับของขวัญจากคนญี่ปุ่น ไม่ควรจะแกะห่อของขวัญทันที ควรจะแอบกลับไปแกะดูหลังเสร็จการติดต่อเท่านั้น

คนญี่ปุ่นนิยมใช้ภาษาญี่ปุ่นครับ ดังนั้นเอกสารและข้อมูลทุกอย่างที่คุณอยากให้ชาวญี่ปุ่นเข้าใจและรับรู้ ควรจะมีการแปลเป็นภาษาญี่ปุ่นและมีการเรียนรู้การใช้ภาษาญี่ปุ่นในการสื่อสารเบื้องต้น เนื่องจากเป็นสิ่งที่แสดงถึงความตั้งใจของคุณ ง่ายๆแค่นี้ คุณก็ได้ใจไปเต็มๆ ครับ

คนญี่ปุ่นเน้นการทำงานเป็นทีมมากกว่าการฉายเดี่ยว ดังนั้นในการประชุมครั้งแรก จึงเป็นการรับรู้ข้อมูลและเนื้อหาทั้งหมดเท่านั้น โดยการตอบตกลง อาจเป็นได้ทั้ง “รับ” หรือ “ไม่รับ” ในข้อเสนอซึ่งจะเกิดขึ้นในการพบปะหรือประชุมครั้งต่อไปเนื่องจากฝ่ายผู้ถูกเสนอหรือลูกค้าจะต้องนำข้อมูลเหล่านี้กลับไปปรึกษาผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือมีอำนาจในการตัดสินใจกับทางบริษัทของตนก่อนดังนั้นคุณอาจจะได้รับคำปฏิเสธที่ดูอ้อมค้อมตามแบบฉบับวัฒนธรรมญี่ปุ่นที่ดูสุภาพและขี้เกรงใจ

หลักสำคัญในการติดต่อกับคนญี่ปุ่นคือข้อมูลต้องครบถ้วน มีการทำการบ้านมาอย่างดี ควรเข้าใจในธุรกิจและข้อมูลของบริษัทที่คุณกำลังจะติดต่อ แต่งกายสุภาพ ต้องมีของขวัญติดไม้ติดมือ ใส่ใจอยู่ตลอดเวลาในการติดต่อสื่อสารกับคนญี่ปุ่น แต่รับรองครับว่าคุ้มค่าแน่นอน เนื่องจากคนญี่ปุ่นนั้นมีความเป็นมืออาชีพสูงและมีความมุ่งมั่นตั้งใจในการทำงานมากๆครับ

ถ้าคุณหรือคนรอบข้างที่กำลังจะมีนัดสำคัญ ต้องไปเจรจาธุรกิจกับคนญี่ปุ่น ลองทำตามตัวอย่างตามบทความนี้หรือแนะนำบทความให้กับเขาดูนะครับรับรองว่าเป็นประโยชน์อย่างแน่นอน.